Должностная инструкция делопроизводителя (входящая корреспонденция)
Материал из Glossary : WWW.TUK.RU.
Содержание |
[править] ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ (ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ВХОДЯЩУЮ КОРРЕСПОНДЕНЦИЮ)
[править] I. Общие положения
1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, относится к категории технических исполнителей.
2. На должность делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению _____________________________________.
4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, должен знать:
- 4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.
- 4.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.
- 4.3. Структуру предприятия и его подразделений.
- 4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
- 4.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.
- 4.7. Основы организации труда.
- 4.8. Правила эксплуатации вычислительной техники
- 4.9. Законодательство о труде.
- 4.10. Правила внутреннего трудового распорядка.
- 4.11. Правила и нормы охраны труда.
5. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, в своей деятельности руководствуется:
- 5.1. Положением о _______________________________.
- 5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
- 5.3. Настоящей должностной инструкцией.
6. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, подчиняется непосредственно ___________________________________.
7. На время отсутствия делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
[править] II. Должностные обязанности
1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию:
- 1.1. Выполняет работы по учету и регистрации корреспонденции поступившей в организацию из органов государственной власти, органов местного самоуправления, банков и других организаций.
- 1.2. Обеспечивает контроль над передачей указанных документов, руководству и исполнителям.
- 1.3. Передает заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) корреспонденцию, требующую предварительного просмотра, остальную - исполнителям.
- 1.4. Направляет документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства.
- 1.5. Осуществляет контроль (с проставлением необходимых отметок на карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в канцелярию (отдел документационного обеспечения), со всеми материалами по их исполнению.
- 1.6. Формирует документы и дела по закрепленному участку работы и в соответствии с утвержденной номенклатурой.
- 1.7. Осуществляет подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив организации.
- 1.8. Принимает участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях организации.
- 1.9. Выполняет отдельные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).
2. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, представляет:
- 2.1. Зарегистрированные документы, указанные в п. 1, - заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения).
- 2.2. Получаемые документы с резолюцией руководства - в бюро контроля и исполнителям.
[править] III. Права
Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, имеет право:
1. Вносить на рассмотрение директора предприятия и заведующего канцелярией предложения (начальника отдела документационного обеспечения) по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.
2. Запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов, указанных в п. 1 раздела II настоящей должностной инструкции.
3. В пределах своей компетенции сообщать ____________________________ о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
[править] IV. Ответственность
1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет ответственность:
- 1.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
- 1.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
- 1.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
2. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию несет персональную ответственность за:
- 2.1. Состояние учета и регистрации документов, указанных в п. 1 раздела II настоящей должностной инструкции.
- 2.2. Формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию.
