Должностная инструкция секретаря-машинистки
Материал из Glossary : WWW.TUK.RU.
Содержание |
[править] ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-МАШИНИСТКИ
[править] I. Общие положения
1. Секретарь-машинистка относится к категории технических исполнителей.
2. На должность секретаря-машинистки назначается лицо, начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по -установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность секретаря-машинистки и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению _________________________.
4. Секретарь-машинистка должна знать:
- 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции другие руководящие и нормативные документы по ведению делопроизводства.
- 4.2. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.
- 4.3. Машинопись.
- 4.4. Правила орфографии и пунктуации.
- 4.5. Порядок расположения материала при печатании различных документов.
- 4.6. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
- 4.7. Правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов.
- 4.8. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
- 4.9. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
- 4.10. Основы организации труда.
- 4.11. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.
- 4.12. Правила внутреннего трудового распорядка.
- 4.13. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно руководителю ________________________.
6. На время отсутствия секретаря-машинистки (болезнь, отпуск, пр.) ее обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
[править] II. Должностные обязанности
Секретарь-машинистка:
1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
3. Организует телефонные переговоры руководителя.
4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения.
5. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
6. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
7. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
8. Печатает по указанию руководителя различные материалы.
9. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает ее после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
10. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
11. Принимает документы на подпись руководителю.
12. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
14. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы.
15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
[править] III. Права
Секретарь-машинистка имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся ее деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.
[править] IV. Ответственность
Секретарь-машинистка несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
